4 errores al Diseñar un Mapa de Procesos

El Mapa de Procesos es una representación gráfica que nos ayuda a mostrar la interrelación entre los procesos más importantes de una organización. Es una herramienta excelente para mostrar la operación de una organización de principio a fin  y en ella reflejar su ADN.

Entre los  errores más grandes que se comenten al diseñar un mapa de procesos tenemos los siguientes:

1. Las entradas no están definidas: Las entradas son el punto de inicio del Mapa de Procesos, es lo que se requiere para que se produzcan las transformaciones que generan una salida, es el alimento de ese Mapa de Procesos y lo que hace que todo se ponga en funcionamiento.
2. La secuencia de los procesos no tiene lógica: Los procesos deben tener una secuencia, un orden que indique cómo se deben  producir dentro del circuito estos procesos para que se produzca el producto o servicio correspondiente. Cuando esta línea, esta secuencia no corresponde con la realidad y se mezclan los procesos estratégicos con los procesos operacionales o los de soporte, se produce una gran confusión. Una de las cosas más sencillas consiste en  enumerar los procesos y organizarlos de manera secuencial, incluso tomando en consideración el circuito de Deming (Plan, DO, Check, Act).
3. No se representan las salidas:  Las salidas son nada más y nada menos que el producto, conjunto de productos, servicio o un conjunto de servicios, es el objetivo mismo de la organización. 
4. La complejidad es muy alta: Cuando se hacen representaciones tan complejas de los procesos, es difícil que sirva como herramienta de transferencia de conocimiento, el Mapa de Procesos es una representación de altísimo nivel, no debe mostrar circuitos de decisiones de idas y vueltas, sino la mayor simplicidad que se pueda, si se debe bajar de nivel y hacer un doble click, es mejor eso que mostrar algo tan complejo, que cuando el usuario lo mira se desalienta en comprenderlo y peor en hacer uso del mismo.

Parece una obviedad, sin embargo; son errores que desde TIC Process vemos de manera reiterada cuando brindamos consultoría. 

Es muy importante también darles entidad a los Mapas de Procesos, que se correspondan con la imagen institucional de la empresa, con la cultura organizacional de la misma, en la que se muestra de cierta forma el ADN de esa Organización. 

El Mapa de Proceso es una hermosa oportunidad de mostrar la operación de la organización con el sello del ADN de la cultura organizacional. Con estas definiciones estamos cumpliendo con parte del  requisito  4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos  y sus incisos: 

a) determinar las entradas requeridas y las salidas esperadas de estos procesos;  
b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos;

Profundizaremos en el siguiente artículo haciendo un doble click en puntos muy importantes que podría decir que casi el 50% de las organizaciones se olvidan incluir dentro de sus definiciones, al momento de diseñar y construir sus procesos.Cuando se construye un mapa de procesos debe hacerse de una manera limpia, simple y de alto nivel, de manera que cuando cualquier persona lo vea, tenga la posibilidad de interpretarlo  y comprenderlo con una simple mirada.

Ing. Alejandra Carvajal
Senior Executive Consultant
TIC Process
www.ticprocess.com
+5491123983201
comercial@ticprocess.com